Процес розв'язування будь-якої задачі на ЕОМ є обробкою даних за заданим алгоритмом. Даними, наприклад, можуть бути: числа, літери, слова, прізвища студентів та їх домашні телефони та ін.
Довгий час для розв'язування кожної задачі використовувалась тільки своя сукупність даних. Скільки розв'язувалось задач, стільки використовувалось і сукупностей даних. Сукупність даних, що використовувалась в одній програмі, як правило, не могла використовуватись в іншій.
Такий метод використання даних має певні недоліки, зокрема, надмірність і дублювання даних.

Припустимо, що для одного й того самого навчального закладу розроблено програму нарахування заробітної платні для викладачів і програму складання навчального розкладу. Як дані для першої задачі використовують прізвища викладачів, їх кваліфікацію, педагогічний стаж, навчальне навантаження та ін. Водночас пріз¬вища викладачів та їхнє навчальне навантаження є даними і для другої задачі.

Таким чином, для двох різних задач повторюються прізвища викладачів та їх навчальне навантаження. Наприклад, в разі зміни навчального навантаження викладача необхідно внести відповідні зміни і в набір даних для програми складання розкладу, і в набір даних для програми нарахування заробітної платні.
Ці обставини і були основною причиною появи в кінці 60-х років баз даних (БД).
База даних — це єдине, централізоване сховище даних певної предметної області (під предметною областю тут розуміють, наприклад, навчальний заклад, підприємство, та ін.), до якої мають доступ багато програм. Кожна програма має доступ до конкретних даних бази даних за допомогою спеціальних програм, які одержали назву систем управління базами даних (СУБД).