4.1. Компоненти структуризації проекту

Управління проектом припускає його розбивку на окремі блоки, які є само-стійними об'єктами планування, обліку, організації й координуван¬ня, тобто по-будову структури проекту.
Структура проекту — це сукупність взаємопов'язаних елементів і про-цесів проекту, які представлені з різним ступенем деталізації. В термінах управління проектами структура проекту являє собою "де¬рево" орієнтованих на продукт компонентів, представлених облад¬нанням, роботами, послугами й інфор-мацією, отриманими в результа¬ті реалізації проекту.
Структура проекту повинна відповідати таким вимогам:
- кожний рівень ієрархії повинен мати закінчений вигляд або охоплювати всю суму частин проекту, представлених на даному рівні деталізації;
- сума характеристик елементів проекту на кожному рівні ієрархії струк-тури повинна бути однаковою;
- нижній рівень декомпозиції проекту повинен містити елементи (модулі), на основі яких можуть бути чітко визначені всі дані, необхідні та достатні для управління проектами (функціональні характеристики, обсяги робіт, вартість, необхідні ресурси, вико¬навці, зв'язки з іншими елементами і т. ін.).
Декомпозиція проекту означає поділ проекту на окремі компоненти, елементи, модулі, тобто виокремлення окремих рівнів ієрархії. Прийнята структура проекту з виділеною ієрархією постійних елементів утворить ос-нову інформаційної мови проекту, на якій будуть спілкуватися всі учасники проекту і буде вестися документація.
Найбільш важливими сферами використання структурних моде¬лей проекту є:
- пошук, визначення та аналіз цілей проекту;
- побудова та вибір альтернативних рішень по реалізації проекту;
- попереднє планування проекту по укрупнених моделях (фазових, сітко-вих і т. ін.);
- визначення ресурсів, термінів, вартості робіт;
- проектний аналіз (визначення життєздатності проекту);
- фінансовий план проекту;
- організація проекту;
- проектні роботи і система документації проекту;
- детальне планування робіт (календарні плани робіт, графіки постачан-ня, бюджетування);
- підписання й управління контрактами;
- оперативне планування робіт;
- моніторинг проекту;
- регулювання ходу робіт;
- управління забезпеченням проекту;
- складання виконавчих (фактичних) моделей і графіків, аналіз ре¬зультатів та накопичення досвіду.
Такий перелік використання структурних моделей неповний, але яс¬краво відображає важливість ролі структурних моделей і методології управління проектами.
Структуризація проекту дозволяє більш конкретно сформулювати для
всіх учасників проекту перелік виконуваних ними робіт, проміжні й кінцеві
результати, які повинні бути отримані ними на визначених стадіях створення проекту, а також встановити між роботами раціональні інформаційні зв'язки. Вона передбачає розробку робочої структури (Work Breakdown Structure - WBS), організаційної структури проекту (Organization Breakdown Structure - OBS) та затратної структури (Соst Breakdown Structure - CBS).
Структуризація проекту — досить складний процес, оскільки він пови-нен враховувати всі елементи і параметри проекту: результати проекту; стадії й етапи життєвого циклу; організаційну структуру управління; ресурси на розро-бку й реалізацію; умови зовнішнього й внутрішнього середовища, у яких здійс-нюється розробка і реалізація проекту й багато інших факторів. Тобто структу-ризація проекту є одним з інструментів організації проекту, основою створення системи управління проектом у цілому (через запровадження схеми тотальної інтеграції), інструментом управління персоналом проекту.
Існують такі підходи до структуризації проекту:
- за життєвим циклом проекту;
- за компонентами продукту;
- функціональний підхід;
- географічний підхід;
- за відповідальністю.
На жаль, у практиці управління проектами структуризація часто здійсню-ється тільки за одним критерієм, заснованим на стадіях і етапах життєвого циклу. Інші фактори враховуються інтуїтивно і не мають чіт¬кого алгоритму формаліза-ції.
Американський спеціаліст з управління проектами Кизбом так визначає суть структуризації (Work Breakdown Structure): "Система WBS поділяє проект на елементи робіт, що підкоряються управлінню, для яких легко визначити витрати та побудувати графіки. Належним чином підготовлена та побудована структура прое-кту задовольняє ви¬моги керівництва компанії, менеджера проекту та замовника. Інтеграція
WBS з організаційною структурою проекту допомагає менеджеру наділити учас-ників проекту відповідальністю за виконання конкретних техніч¬них завдань.. Вона також дозволяє створити просту систему дослідження ходу реалізації проекту. Фо-рмування структури починається з розподілу цілей проекту на значно менші бло-ки робіт аж до досягнення самих дрібних позицій, що підлягають контролю. Така деревоподібна структура дозволяє розбити загальний обсяг робіт по проекту на незалежні блоки, які будуть передані під управління окремих спеціалістів, які не-суть відповідальність за їх завершення, встановлюючи таким чином логічний зв'я-зок між ресурсами компанії та обсягом робіт, які потрібно здійснити". Отже,
WBS — це ієрархічна структура, побудована з метою логічного розподі-лу усіх робіт із виконання проекту і подана у графічному вигляді
Це сукупність декількох рівнів, колений з яких формується в результаті роз-поділу роботи попереднього рівня на її складові.
Основні етапи розробки WBS:
1. Визначення ступеня деталізації проектних робіт
2. Визначення кількості рівнів.
3. Розробка структури кожного рівня.
4. Підготовка опису елементів WBS.
5. Формування системи кодування.
6. Проведення зворотних обчислень (затрати знизу догори за принци-пом: відділ локалізації — субпідрядник).
У 90-х роках методологія WBS поширилася на галузі із широким викори-станням комп'ютерної техніки, спеціальних програм. Тобто мова йде про створення односпрямованої структури проекту (тільки обсягів виробництва).
На сьогодні застосовуються два основні підходи цього методу:
1. Створення тільки WBS (структуризація в одному розрізі);
2. Створення WBS і ОBS (у розрізі — проект і організаційні підрозділи).
На основі цих підходів використовують структуру витрат СBS та багато-рівневий підхід для мультинаціональних проектів.
Для створення WBS структуризація може проводитися по таких рівнях:
- проект;
- стадії або субпроекти;
- системи або блоки;
- робочі пакети.
На 4-у рівні знаходиться робочий пакет. Це група робіт чи операцій, які піддаються оцінці. Структура робочого пакету має такі складові: об¬сяг і пере-лік робіт до виконання; відповідальний за робочий пакет; необхідні результа-ти; бюджет; основні умови; терміни(табл.. 4.1).
Таблиця 4.1
Загальна структура робочого проекту
Робочий пакет_____________________________________________(назва)
Відповідальний за робочий пакет_______________________________(ПІБ)
Поставлене завдання_________________________________________________
Необхідні результати________________________________________________
Бюджет____________________________________________________________
Основні умови______________________________________________________
Терміни____________________________________________________________
Замовник______________________________(підпис)
Відповідальний за робочий пакет____________________________(підпис)