Розрахункова відомість про нарахування і перерахування страхових внесків та витрачання коштів Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (далі – Розрахункова відомість) щоквартально подається страхувальниками до робочих органів виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України за місцем реєстрації у строки, визначені пунктами 7.5 та 7.6 Інструкції про порядок перерахування, обліку та витрачання страхових коштів Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України, затвердженої постановою правління Фонду від 20 квітня 2001 року №12 і погодженої з Міністерством фінансів України та Національним банком України (далі – Інструкція), і складається із заголовної частини та шести розділів.
У заголовній частині звіту відображаються код ЄДРПОУ страхувальника, код за КВЕД, обрана система оподаткування, реєстраційний номер платника страхових внесків, номер поточного рахунку, назва банку, повна назва платника страхового внеску (відповідно до установчих документів), фактична адреса, телефон, назва Розрахункової відомості та період, за який вона складена, встановлені строки отримання заробітної плати, розмір визначеного в установленому порядку страхового тарифу.

Розділ 1. Загальна сума виплат, на які нараховуються страхові внески
Цей розділ заповнюють платники страхових внесків, визначені відповідно до пунктів 2.1, 2.2, 2.3, 2.4. Інструкції. В ньому відображаються суми фактичних витрат на оплату праці найманих працівників (у межах граничної суми заробітної плати, на яку нараховуються страхові внески) за звітний період, що включають витрати на виплату основної і додаткової заробітної плати, на інші заохочувальні і компенсаційні виплати, в тому числі у натуральній формі, що визначаються відповідно до норм Закону України “Про оплату праці”, які підлягають обкладанню податком з доходів фізичних осіб. При цьому відображаються лише витрати на оплату праці працівників, які перебувають у трудових відносинах з платником згідно з статтями 3, 21 Кодексу Законів про Працю України на підставі трудового договору. Витрати на оплату виконаних робіт (послуг) на підставі цивільно – правового договору не включаються до фонду оплати праці, на який нараховуються страхові внески.

Розділ 2. Розрахунок страхових внесків до Фонду
Відповідно до пункту 4.1 Інструкції сума страхового внеску розраховується відповідно до страхового тарифу, встановленого законом, виходячи з класу професійного ризику галузі (підгалузі) національної економіки, до якого віднесено страхувальника.
Розміри страхових внесків обчислюються відповідно до пункту 4.10 Інструкції.
Цей розділ заповнюється платниками страхових внесків наростаючим підсумком з початку року:
Рядок 1. "Сума несплачених платежів на початок року"
Відображається сума несплачених платежів, яка відповідає рядку 29 Розрахункової відомості за попередній рік і є незмінною протягом звітного року.
Рядок 2. "Нараховано на початок періоду"
Відображається сума нарахованих страхових внесків за страховим тарифом у минулих звітних періодах поточного року.
Рядок 3. "Нараховано за звітний період"
Відображається сума нарахованих внесків по місяцях звітного періоду.
Рядок 4. "Разом"
Відображається сума рядків 2 "Нараховано на початок періоду" та 3 "За звітний період".
Рядок 5. "Донараховано при прийнятті звітності"
Заповнюється спеціалістом Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань (далі – Фонд) під час камеральної перевірки при прийнятті Розрахункової відомості в разі помилкового розрахунку суми страхових внесків.
Рядок 6. "Нараховано за актами, усього"
Вказуються суми донарахованих страхових внесків з фонду оплати праці, на який нараховуються внески, та який виявлено під час перевірки платника та звірки правильності нарахування та перерахування страхових внесків, не прийнятих до заліку витрат страхувальників на виплати з соціального страхування, а також суми нарахованої пені та штрафу, крім адміністративного штрафу, накладеного на посадову особу страхувальника відповідно до чинного законодавства.
Сума рядка 6 = рядок 7 + рядок 8 + рядок 9 + рядок 10.
Рядок 7. "Не прийнято до заліку витрат"
Вказуються суми невірно нарахованих витрат з соціального страхування, а також суми зарахованих витрат на виплати з соціального страхування, що фактично не виплачені потерпілим, але справи яких прийняті Фондом, і борг страхувальників перед потерпілими виплачується робочими органами виконавчої дирекції Фонду.
Рядок 8. "Донараховані суми страхових внесків"
Вказуються суми донарахованих внесків (зі знаком „+”, „-”) з фонду оплати праці, на який нараховуються внески і який виявлений під час перевірки платника та звірки правильності нарахування та перерахування страхових внесків.
Рядок 9. "Нараховано пені"
Відповідно до пункту 5.1 Інструкції не внесені страхувальником у встановлений строк страхові внески до Фонду вважаються недоїмкою і стягуються у порядку, визначеному законодавством, з нарахуванням пені. Пеня нараховується на суми недоїмки за кожний прострочений день і обчислюється, виходячи з 120 відсотків річних облікової ставки Національного банку України (далі – НБУ), що діяла на момент сплати, нарахованої на повну суму недоїмки (без врахування штрафів) за весь період. Розрахунок суми пені здійснюється трьома діями за формулою:
П = 120% х (ОС : 365) х Н х Кпд,
де:
ОС – облікова ставка НБУ на момент сплати;
365 – кількість днів року;
Н – недоїмка по внесках;
Кпд – кількість прострочених днів несплати внесків.
Пеня нараховується з наступного дня після одержання заробітної плати по день сплати недоїмки включно. Пеня на пеню не нараховується.
Приклад: підприємство отримало кошти на оплату праці в установі банку 20 травня, а страхові внески сплатило у сумі 5000 грн. 25 травня. Таким чином, недоїмка існувала з 21 до 25 травня, тобто 5 днів. На момент сплати недоїмки станом на 25 травня облікова ставка НБУ дорівнювала умовно 7 відсотків.
Сума пені розраховується за вказаною формулою таким чином:
1.Розрахунок ставки для визначення одноденного розміру пені
7 х 120 :100 : 365 =0,02%
2. Сума пені за один прострочений день становить:
5000 х 0,02% :100 = 1,0 грн.
3. Сума пені, що підлягає до сплати
1 х 5 днів = 5,0 грн.
Рядок 10. "Нараховано за актами штрафу"
Вказується сума штрафу (фінансової санкції), накладеного на страхувальника згідно з законодавством.
Рядок 11. "Отримано від Фонду на розрахунковий рахунок"
Відображається сума, перерахована Фондом на розрахункові рахунки страхувальникам відповідно до пункту 6.7 Інструкції.
Довідка-розрахунок, що передбачається зазначеним пунктом Інструкції, складається за формою Розрахункової відомості, але за той місяць, за який виникла необхідність відшкодування страхувальнику суми в разі перевищення витрат над сумою страхових внесків.
Рядок 12. "Списано заборгованості" та 13 "Списано пені, штрафів"
Відображаються суми заборгованості зі сплати страхових внесків та пені, списаної з початку року.
Списання кредиторської заборгованості Фонду перед окремим страхувальником здійснюється відповідно до Порядку списання кредиторської заборгованості Фонду соціального страхування від нещасних випадків та професійних захворювань України, затвердженого постановою правління Фонду від 29.07.2004 року №49.
Списання несплачених страхувальниками до Фонду страхових коштів здійснюється відповідно до Порядку списання несплачених страхових коштів до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України, затвердженого постановою правління Фонду від 24.02.2004 року №6.
Рядок 14. "Всього належить до сплати"
Сума рядків 1 + 4 + 5 + 6 + 11 – 12 - 13.
Рядок 15. "Залишок заборгованості на кінець звітного періоду за Фондом"
Відображається сума коштів, надмірно перерахованих платником до Фонду (якщо сума р.28 перевищує суму р.14).
Рядок 16. "Заборгованість за Фондом на початок року"
Цей рядок відповідає рядку 15 Розрахункової відомості за попередній рік і протягом поточного року залишається незмінним.
Рядок 17. "Зараховано витрат по соціальному страхуванню на початок періоду"
Відображаються витрати страхувальника на здійснення страхових виплат та соціальних послуг потерпілим у минулих звітних періодах поточного року.
Рядок 18. "Зараховано витрат за звітний період"
Відображаються витрати страхувальника по місяцях звітного періоду, здійснені відповідно до вимог пунктів 4.11 та 6.4 Інструкції, підпункту 2.1.4 пункту 2.1 та підпункту 6.2.1 пункту 6.2 Порядку призначення та здійснення страхових виплат потерпілим (членам їх сімей), затвердженого постановою правління Фонду від 31.01.2002 року № 7.
Рядок 19. "Зараховано витрат по соціальному страхуванню разом"
Відображається сума рядків 17 та 18.
Рядок 19а. "З них фактично виплачено"
Відображаються суми витрат страхувальника за фактично здійсненими страховими виплатами та наданими соціальними послугами потерпілим з початку року по звітну дату.
Рядок 20. "Перераховано на початок періоду"
Відображається сума перерахованих страхувальником страхових внесків у минулих звітних періодах поточного року.
Рядок 21."Перераховано за звітний період"
Відображається сума перерахованих страхувальником страхових внесків по місяцях звітного періоду.
Рядок 22. "Перераховано разом"
Відображається сума рядків 20 "На початок періоду" та 21 "За звітний період".
Рядок 23. "Перераховано за актами"
Відображаються перераховані у звітному періоді суми, не прийняті до заліку (рядок 24), донараховані згідно з актом перевірки (рядок 25), нарахованих пені (рядок 26) та штрафу (рядок 27).
Рядок 28. "Всього зараховано і заплачено"
Відображається сума рядків 16, 19, 22, 23.
Рядок 29. "Сума несплачених платежів"
Відображаються всі несплачені кошти, тобто рядок 14 "Всього належить до сплати" мінус рядок 28 "Всього зараховано і заплачено". Сума рядка 29 дорівнює сумі рядків 30 "недоїмка зі сплати страхових внесків", 31”пеня, штрафи”, 32"сума страхових внесків, строк сплати яких не настав (поточна заборгованість)" та 33 „заборгованість зі сплати страхових внесків, пов’язана з несвоєчасною виплатою заробітної плати”.
Рядок 30. "Недоїмка зі сплати страхових внесків"
Відображається сума страхових внесків, яка не внесена страхувальниками до Фонду в установлений ним строк.
Рядок 31. "Пеня, штрафи"
Відображається несплачена сума пені, штрафів, накладених на страхувальника згідно з законодавством.
Рядок 32. "Сума страхових внесків, строк сплати яких не настав (поточна заборгованість)"
Відображається сума страхових внесків, нарахована за тарифом на невиплачену заробітну плату за останній місяць звітного кварталу.
Рядок 33. „Заборгованість зі сплати страхових внесків, пов’язана з несвоєчасною виплатою заробітної плати”.
Відображається сума страхових внесків, нарахована за тарифом на невиплачену заробітну плату, але ту, що утворилася з 01.04.2001 року, без врахування нарахованої, але невиплаченої заробітної плати останнього місяця звітного періоду.